Prendere le decisioni senza il supporto delle informazioni. Di chi è la colpa?

Chi è chiamato a prendere le decisioni ha bisogno di informazioni chiare, precise, puntuali e soprattutto fruibili con facilità.

Purtroppo, molto spesso le decisioni vengono prese senza il supporto delle informazioni.

Perché? Di chi è la colpa?

Ho iniziato a lavorare nel 1991, nell'ufficio amministrativo di un gruppo d'imprese. Ho imparato a fare le registrazioni contabili, i bilanci e le dichiarazioni.

Di fronte alle difficoltà di alcune imprese del gruppo, causate anche dallo scoppio di tangentopoli, ho capito che il mio lavoro amministrativo serviva a poco se non fornivo informazioni utili per prendere le decisioni corrette. Ma nonostante tutti gli sforzi per fornire le informazioni utili, nel gruppo dov’ero chi decideva non teneva conto delle informazioni che cercavo di fornire.

Deluso dall’inutilità dei miei sforzi e convinto dell’importanza delle informazioni decisi di lasciare il lavoro e di iscrivermi ad un Master in “Gestione Economica e Finanziaria d’impresa”.

Da allora mi sono sempre occupato di controllo di gestione e business intelligence.

La mia preoccupazione, in tutti questi anni, è stata sempre quella di fornire informazioni utili, che potessero aiutare chi in azienda è chiamato a prendere le decisioni.

Ho capito che elaborare bene i dati e creare dei buoni report non basta.

L’informazione deve essere utilizzata.

A COSA SERVE LA BUSINESS INTELLIGENCE

Perché spesso l’informazione non viene utilizzata?

Certo c’è un problema culturale, molti imprenditori decidono in modo istintivo e in base all’esperienza, senza guardare i dati.

Tuttavia ci sono almeno altri due problemi: strumenti inadeguati e informazioni non aggiornate.

Nella mia esperienza di consulenza ho utilizzato tanti strumenti per elaborare i dati e costruire report (Microsoft Access, Excel, Sql server, Cognos Powerplay, Board). Strumenti più o meno complessi che mi hanno permesso comunque di arrivare a generare “ l’informazione”.

Tuttavia tale informazione diventa utile se arriva al decisore (imprenditore o responsabile) e viene utilizzata.

Al riguardo è molto importante lo strumento con il quale il l’imprenditore o il responsabile  può fruire dell’informazione. Può essere una stampa, un pdf, delle slide, un file excel, uno screen di un software di business intelligence.

A volte può bastare anche la stampa. Ma è una fotografia statica, non ci permette di approfondire, e disporre di tante pagine non aiuta, anzi scoraggia. Inoltre la stampa invecchia subito, c’è bisogno di nuove stampe aggiornate. Lo stesso si può dire di un pdf o delle slide. Forse un file excel permette una migliore interattività, ma in fondo ha gli stessi difetti: statico e spesso non aggiornato.

Inoltre c’è il problema di avere l’informazione disponibile quando serve. E spesso quando serve la stampa, il pdf, le slide, il foglio di excel non sono disponibili, non abbiamo il supporto (stampe o pc), non riusciamo a recuperare il file  o,  come spesso accade,  non sono aggiornati.

LA BUSINESS INTELLIGENCE SELF SERVICE

Gli strumenti di business intelligence hanno permesso nel tempo di favorire la fruibilità dell’informazione da parte di chi è chiamato a decidere. Hanno reso i report veloci e comodi. Veloci da realizzare ed aggiornare. Comodi da utilizzare, fruibili da web o da mobile, intuitivi e interattivi.

Accedere a tali strumenti, negli anni scorsi, richiedeva investimenti costosi, per l’acquisto delle licenze, per la configurazione del sistema, per il personale da formare. Così tante piccole imprese e studi professionali hanno rinunciato a tali strumenti.

Negli ultimi anni la situazione è cambiata. E’ nata la Self-service BI.

Sono stati proposti sul mercato soluzioni di business intelligence a costi accessibili e facili da usare anche da utenti non esperti. E’ quanto ha fatto Microsoft nel 2015, proponendo Power BI, una famiglia di strumenti di business intelligence che rende possibile costruire report e soprattutto disporre delle informazioni in modo semplice e veloce ad un costo molto contenuto.

Finalmente, uno strumento alla portata  anche di piccole imprese e studi professionali, ad un costo contenuto e facile da utilizzare.

FACILE BI

La facilità d’uso è la caratteristica principale dello strumento di business intelligence, aiuta la fruibilità delle informazioni e di conseguenza migliora le decisioni.

Per favorire l’introduzione e gestione della business intelligence grazie a Power BI, ho creato Facile BI.

Facile Bi è un servizio periodico di reportistica che aiuta aziende e studi di consulenza nella gestione dei report. Il servizio attraverso l’acquisizione dei dati del gestionale rende disponibili i report desiderati attraverso un account di Power BI.

Certo, chi decide può continuare a farlo senza guardare i report, il problema culturale resta, tuttavia lo strumento ora è adeguato e accessibile anche a piccole imprese e studi di consulenza.